Guía técnica del reglamento Verifactu

1. Introducción: Verifactu y su Relevancia Técnica en la Transformación Digital Fiscal

La reciente publicación del pliego de condiciones técnicas en la Orden HAC/1177/2024 marca un antes y un después en la transformación digital de la facturación en España. Este documento se erige como la hoja de ruta oficial para adaptar los sistemas de facturación a las exigencias del reglamento Verifactu, que busca reforzar la integridad, trazabilidad y autenticidad de las facturas electrónicas. Verifactu forma parte de un esfuerzo a nivel nacional para asegurar que la administración tributaria tenga acceso a registros de facturación fiables y accesibles, eliminando cualquier posibilidad de manipulación de los datos. Con estas especificaciones, el Ministerio de Hacienda establece los estándares necesarios para que los desarrolladores de software puedan diseñar soluciones ajustadas a los requisitos fiscales de este reglamento.

La implementación de Verifactu sigue un calendario concreto que, de acuerdo con el marco normativo, desde el momento de publicación en el BOE de las condiciones técnicas el día 28 de octubre de 2024 da un plazo de nueve meses para que las empresas tecnológicas y desarrolladores de software ajusten sus sistemas. Esta etapa de adaptación es fundamental, ya que implica la integración de funciones avanzadas de seguridad, como la firma digital de registros y la generación de huellas hash, que garanticen la inalterabilidad de los datos. Con estas bases, el sistema Verifactu se presenta como una medida sólida y transparente para que la facturación cumpla con las normativas actuales, permitiendo a los profesionales del sector tecnológico centrarse en aspectos clave de cumplimiento sin comprometer la funcionalidad ni la eficiencia de sus sistemas.

Este artículo pretende servir como una guía introductoria a los requisitos técnicos de Verifactu, proporcionando una visión general sobre las especificaciones que los desarrolladores deben tener en cuenta. En los siguientes apartados, repasaremos conceptos esenciales como la estructura de las cadenas de registros, el funcionamiento de las huellas y firmas electrónicas, y los estándares de conectividad y seguridad para la transmisión de información a la Agencia Tributaria. Esta visión no profundiza en cada aspecto técnico, pero sí permite entender los puntos críticos para cumplir con la normativa.

El camino hacia la transformación digital fiscal está en marcha, y el sistema Verifactu ofrece una oportunidad para implementar soluciones más seguras, estandarizadas y adaptadas a las necesidades de un entorno cada vez más digitalizado. En el contexto actual, estos cambios son esenciales para construir una relación más confiable y ágil entre empresas y la administración tributaria.

2. Especificaciones Generales de Verifactu: Bases Técnicas del Sistema

El pliego de condiciones técnicas de Verifactu establece las características generales que deben cumplir los sistemas de facturación electrónicos en España. Estas especificaciones definen no solo los componentes básicos de los sistemas, sino también los requisitos de integridad, trazabilidad y accesibilidad que deben garantizar los registros de facturación. A continuación, repasamos los puntos técnicos fundamentales que se deberán considerar al implementar Verifactu en los sistemas de facturación.

2.1 Componentes Clave de Verifactu: Sistemas y Módulos de Facturación

La normativa distingue entre el sistema informático de facturación y los componentes de facturación que lo integran. En este contexto:

• Sistema informático de facturación: es el conjunto de hardware y software que gestiona y ejecuta los procesos de facturación. Este sistema debe incluir los controles necesarios para la trazabilidad de los datos, la generación de registros inalterables y la autenticación de la información.

• Componentes de facturación: pueden ser tanto módulos de software específicos como elementos de hardware que implementan los requisitos de Verifactu. Estos componentes deben ser configurables para cumplir con las especificaciones de seguridad y trazabilidad, y cada uno debe permitir la generación de registros propios.

Para los desarrolladores de software, esta diferenciación es esencial. La arquitectura del sistema debe contemplar tanto el núcleo que coordina la gestión de facturas como los módulos adicionales que aseguren el cumplimiento con cada uno de los requisitos técnicos del reglamento.

2.2 Requisitos de Integridad, Inalterabilidad y Trazabilidad

Uno de los pilares técnicos de Verifactu es la necesidad de garantizar la integridad y trazabilidad de los registros de facturación. Esto se logra mediante la implementación de una serie de características en el sistema informático:

Integridad de los registros: Cada registro de facturación debe ser inalterable una vez generado, lo que significa que debe estar protegido contra modificaciones sin dejar rastro. Para ello, el sistema utiliza huellas hash que autentican cada registro.
Trazabilidad: Los registros deben poder enlazarse cronológicamente para que se pueda seguir su secuencia exacta en el tiempo. Esto implica que cada factura debe contener referencias al registro anterior, creando una cadena continua que pueda rastrearse hacia adelante o hacia atrás en cualquier momento.
Accesibilidad y legibilidad: Los datos de facturación deben ser fácilmente accesibles y legibles tanto por la administración tributaria como por los propios usuarios. Esto requiere que el sistema pueda exportar registros en formatos estándar, como XML, y que el acceso a los datos se realice de forma rápida y sencilla.

2.3 Operación en Entornos Multiusuario

Otro aspecto relevante que recoge el pliego de condiciones es el funcionamiento de los sistemas Verifactu en entornos multiusuario. Los sistemas que sirven a múltiples obligados tributarios o que gestionan facturación de diferentes entidades deben ser capaces de funcionar de manera autónoma para cada usuario, cumpliendo los siguientes criterios:

Segregación de registros: Cada obligado tributario debe contar con su propia cadena de registros independiente. Los datos y eventos relacionados con un usuario no deben afectar a otros dentro del mismo sistema.
Información Identificativa: El sistema debe poder mostrar en todo momento información clara sobre el usuario o empresa a la que corresponde cada operación.
Alertas y Mensajes de Estado: Los sistemas multiusuario deben incluir mensajes de estado y alertas visibles en caso de incidencias, para facilitar la detección de errores o situaciones que puedan comprometer la integridad de los registros.

2.4 Declaración Responsable del Sistema

La normativa también exige que los sistemas Verifactu incluyan una declaración responsable con la que se garantice que el sistema y sus componentes cumplen con todas las especificaciones. Esta declaración debe estar disponible en el propio sistema de manera accesible y en un formato claro, incluyendo:

Nombre y versión del sistema: Identificación de la versión específica del software que cumple con Verifactu.
Descripción del sistema y componentes: Un breve resumen de las funciones y módulos que componen el sistema.
Declaración de cumplimiento: Afirmación de que el sistema está diseñado para cumplir con el Reglamento y que sigue todas las especificaciones técnicas, incluyendo los requisitos de seguridad.

Con estas bases, los desarrolladores de software y proveedores tecnológicos cuentan con un marco estructurado y preciso para implementar sistemas de facturación que cumplan con Verifactu. En los próximos apartados, exploraremos con más detalle los requisitos específicos de integridad, seguridad y conectividad que consolidan la infraestructura técnica de Verifactu.

3. Estructura de las Cadenas de Registros: Trazabilidad y Encadenamiento

La trazabilidad y el encadenamiento de registros son fundamentales en el sistema Verifactu, ya que permiten a la Agencia Tributaria y a los usuarios seguir la cronología y autenticidad de cada registro de facturación. Este apartado describe los mecanismos técnicos que aseguran que cada registro está correctamente enlazado al anterior, formando una cadena continua e inalterable de eventos.

3.1 ¿Qué es una Cadena de Registros de Facturación?

En el contexto de Verifactu, una cadena de registros de facturación se refiere a la secuencia ordenada de registros de facturación (incluyendo registros de creación y de anulación), en la que cada registro está relacionado con el anterior y el siguiente. Esta cadena crea una “línea temporal” de facturación que permite identificar cualquier modificación o evento significativo en el sistema, garantizando así la transparencia y la seguridad de los datos.

Cada nuevo registro generado, ya sea una factura nueva o una anulación, se encadena al registro inmediatamente anterior, permitiendo un seguimiento completo de los movimientos de facturación en el sistema.

3.2 Elementos Técnicos del Encadenamiento de Registros

El proceso de encadenamiento implica que cada registro de facturación debe incluir referencias específicas al registro anterior, formando una secuencia cronológica ininterrumpida. Los elementos clave para realizar este encadenamiento incluyen:

Referencia al Registro Anterior: Cada registro debe almacenar información sobre el registro que lo precede, incluyendo:
- NIF del emisor.
- Número de serie y número de la factura anterior.
- Fecha de expedición de la factura anterior.
- Los primeros 64 caracteres de la huella hash del registro anterior.
Generación de la Huella Hash: La huella criptográfica o hash es un componente esencial del encadenamiento, ya que asegura que cualquier cambio en un registro sea detectable. Si el contenido del registro anterior cambia, la huella hash del siguiente registro ya no coincidiría, alertando sobre una posible alteración.
Cronología Exacta: Cada registro debe incluir la fecha y hora exactas de su creación, manteniendo un margen de error inferior a un minuto. Este dato se utiliza para validar la secuencia temporal de los registros y evitar cualquier discrepancia en la cronología.

3.3 Gestión de Registros de Facturación en la Cadena

El sistema debe ser capaz de realizar un seguimiento bidireccional de la cadena de registros, lo que significa que se debe poder navegar tanto hacia adelante como hacia atrás en la secuencia de registros. Esta funcionalidad permite a los usuarios y a la Agencia Tributaria verificar de forma rápida si la secuencia de registros es correcta y si alguna alteración ha roto la continuidad de la cadena. Para facilitar este seguimiento, el sistema debe ofrecer:

Saltos entre Registros: Desde cualquier registro, el usuario debe poder acceder al registro anterior y al siguiente, siempre que existan en el sistema.
Verificación de Huellas Hash: Durante la navegación, el sistema debe verificar automáticamente si la huella hash de cada registro se corresponde con la huella almacenada en el registro anterior, detectando así cualquier cambio no autorizado.
Alarmas Automáticas: Si el sistema detecta alguna discrepancia, como una huella hash incorrecta o una inconsistencia en la fecha y hora, debe activar una alarma visible que no pueda ser desactivada hasta que se solucione la irregularidad.

3.4 Casos Especiales en la Cadena de Registros

Existen casos especiales que el sistema debe gestionar de manera particular para garantizar la trazabilidad continua:

Primer Registro de la Cadena: El primer registro generado en el sistema no tiene un registro anterior, por lo que no debe incluir las referencias habituales, pero sí debe identificarse claramente como el inicio de la cadena.
Anulación de Facturas: Las anulaciones también forman parte de la cadena y deben referirse al registro de facturación que anulan, manteniendo el mismo mecanismo de encadenamiento.
Cambios en el Sistema de Facturación: Si se realizan exportaciones de registros o cambios de sistema, el sistema debe permitir que los registros de facturación puedan descargarse en un formato legible y completo, manteniendo intacta la cadena de trazabilidad.

El encadenamiento de registros es uno de los puntos más importantes de Verifactu, ya que asegura que cada movimiento en el sistema de facturación queda registrado y es verificable. En conjunto, estos mecanismos permiten a las empresas cumplir con la normativa, minimizando el riesgo de fraudes o errores en sus sistemas de facturación.

4. Hash y Firma Electrónica: Autenticidad y Seguridad en los Registros

La seguridad de los registros es un eje fundamental en el sistema Verifactu, y se logra mediante dos herramientas clave: la huella criptográfica (hash) y la firma electrónica. Ambas garantizan que cada registro de facturación sea auténtico e inalterable, proporcionando un mecanismo de seguridad que facilita la detección de cualquier intento de manipulación. A continuación, desglosamos los elementos técnicos que sustentan estas dos medidas de autenticación y seguridad en Verifactu.

4.1 La Huella Hash: Qué es y Cómo Funciona

La huella criptográfica, o hash, es un valor alfanumérico generado a partir de la información contenida en cada registro de facturación. Este hash permite verificar que el contenido de un registro no ha sido alterado después de su creación. Verifactu especifica el uso del algoritmo SHA-256, que es ampliamente reconocido por su seguridad y resistencia frente a intentos de manipulación.

Proceso de Generación de la Huella Hash: Para cada registro, se toma un subconjunto de datos (como el NIF del emisor, el número de la factura, el importe total, y la huella del registro anterior) y se aplica el algoritmo SHA-256. Esto genera un valor hash único para ese registro.
Validación de Integridad: Cuando se consulta o se intenta modificar un registro, el sistema debe poder calcular de nuevo el hash y compararlo con el original. Si ambos coinciden, el registro es válido; si no, se ha producido algún cambio que rompe la integridad del registro.
Encadenamiento de Hashes: Como vimos en el apartado anterior, la huella hash de un registro se incluye en el siguiente, generando una cadena de hashes que refuerza la trazabilidad y detecta cualquier alteración en la secuencia de registros.

4.2 Firma Electrónica: Certificación de la Autenticidad del Registro

Además de la huella hash, cada registro en Verifactu debe estar firmado electrónicamente. La firma electrónica, basada en el estándar XAdES Enveloped Signature, es un certificado digital que asegura la autenticidad de cada registro y lo vincula de manera indudable a la entidad emisora.

Generación de la Firma Electrónica: La firma se crea utilizando una clave privada asociada a un certificado electrónico cualificado en vigor. Estos certificados deben ser emitidos por un proveedor de servicios de confianza reconocido por la Unión Europea.
Asociación al Registro: La firma electrónica queda almacenada junto al registro al que corresponde, permitiendo que se verifique en cualquier momento. De esta manera, cualquier modificación en el contenido del registro también invalidaría la firma, alertando de una posible alteración.
Cumplimiento del Reglamento eIDAS: Los certificados deben cumplir con el Reglamento (UE) N.º 910/2014 (eIDAS), garantizando un nivel de seguridad y validez jurídica uniforme en toda la Unión Europea.

4.3 Beneficios de la Huella Hash y la Firma Electrónica en Verifactu

Estas herramientas de seguridad no solo cumplen con los requisitos legales, sino que también ofrecen varias ventajas técnicas y operativas:

Inalterabilidad Garantizada: La combinación de hash y firma electrónica crea una “caja fuerte” digital para cada registro, protegiéndolo contra manipulaciones. Esto ofrece tranquilidad a los obligados tributarios y a la Agencia Tributaria en caso de auditorías.
Facilidad de Verificación: Tanto el hash como la firma pueden verificarse de manera sencilla. Los sistemas de facturación deben ser capaces de ofrecer una función de verificación rápida y accesible que permita a los usuarios comprobar la validez de un registro en pocos pasos.
Transparencia y Confianza: Con estas medidas de seguridad, Verifactu establece un estándar de transparencia que facilita la relación entre empresas y administración tributaria, fortaleciendo la confianza en los procesos de facturación digital.

4.4 Aplicaciones Prácticas en los Sistemas de Facturación

Para los desarrolladores, implementar la generación y validación de hashes y firmas electrónicas requiere un diseño que integre los siguientes puntos:

Automatización del Proceso: Los sistemas de facturación deben calcular el hash y firmar cada registro automáticamente en el momento de su generación, sin requerir la intervención manual del usuario.
Almacenamiento Seguro de las Firmas y Hashes: Los hashes y las firmas deben almacenarse de forma segura en el sistema, sin posibilidad de alteración.
Verificación en Tiempo Real: En caso de auditoría o consulta, los usuarios deben tener la opción de verificar la firma y el hash de cualquier registro de forma rápida e intuitiva.

Estos mecanismos de seguridad, junto con el encadenamiento de registros, forman una infraestructura sólida que protege la integridad de los datos en Verifactu y asegura que los registros de facturación cumplan con los más altos estándares de transparencia y seguridad.

5. QR y Otros Elementos Gráficos: Herramientas para la Verificación Rápida

Dentro del sistema Verifactu, los elementos gráficos como el código QR son esenciales para facilitar la verificación de la autenticidad de las facturas, ya sea en formato físico o digital. Estos elementos permiten que cualquier receptor de la factura, incluyendo la Agencia Tributaria, verifique rápida y fácilmente que el documento ha sido emitido y registrado de forma correcta. A continuación, profundizamos en las especificaciones técnicas de estos elementos y su implementación en el sistema.

5.1 Código QR: Características y Funcionalidades

El código QR es uno de los elementos más visibles en una factura emitida con Verifactu. Este código actúa como una “llave” para consultar los datos de la factura y validarlos en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, proporcionando así una verificación rápida y fiable.

Especificaciones Técnicas: El QR debe cumplir con la norma ISO/IEC 18004 y estar diseñado en un tamaño entre 30×30 y 40×40 mm, con un nivel medio de corrección de errores (nivel M) para asegurar su legibilidad. Este tamaño asegura que el código sea fácilmente escaneable tanto en facturas impresas como en aquellas visualizadas en dispositivos electrónicos.
Contenido del QR: El código incluye una URL de verificación que permite acceder a un servicio de cotejo en la Agencia Tributaria. En esta URL se codifican varios datos clave de la factura, como:
- NIF del emisor.
- Número de serie y número de la factura.
- Fecha de emisión.
- Importe total de la factura.

Este conjunto de datos permite validar la autenticidad de la factura y su correspondencia con los registros del sistema Verifactu.

5.2 Verificación Visual y Digital: Eficiencia y Transparencia

El código QR facilita dos niveles de verificación: visual y digital, ambos esenciales para cumplir con los estándares de transparencia en el sistema de facturación:

Verificación Visual: Al incluir el QR en la factura, el receptor puede escanearlo con cualquier dispositivo móvil, lo que facilita la verificación directa e inmediata de la autenticidad del documento.
Verificación Digital: A través de la URL de verificación codificada en el QR, el receptor puede cotejar los datos de la factura con los registrados en la Agencia Tributaria, evitando falsificaciones y proporcionando una capa adicional de seguridad.

5.3 Otros Elementos Gráficos: Menciones y Adaptaciones para Facturas Electrónicas

Además del código QR, Verifactu también permite incluir otras menciones específicas que refuercen la transparencia en el proceso de facturación:

Frase de Verificación: En el caso de sistemas de emisión de facturas verificables (VERI*FACTU), debe incluirse una frase en la factura indicando su verificación posible en la sede electrónica de la AEAT. Esto actúa como una garantía adicional de la autenticidad del documento.
Adaptación a Facturas Electrónicas: En las facturas que se intercambian de forma electrónica, no es necesario incluir el código QR como elemento gráfico. En su lugar, se puede añadir un campo con la URL de verificación dentro del archivo digital, lo que optimiza el diseño para su uso en sistemas electrónicos.

5.4 Beneficios para Empresas y Receptores

La inclusión de estos elementos gráficos en las facturas no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también aporta varios beneficios:

Facilidad de Verificación: Con solo escanear el QR o acceder a la URL, el receptor puede verificar la autenticidad de la factura en cuestión de segundos, eliminando la necesidad de procedimientos más complejos.
Reducción de Riesgo de Fraude: Al establecer un vínculo directo entre la factura y los registros de la Agencia Tributaria, se dificulta la falsificación de documentos y se mejora la transparencia en el proceso de facturación.
Confianza en el Proceso de Facturación: Tanto las empresas emisoras como los receptores pueden confiar en que la factura cumple con los estándares de seguridad y autenticidad de Verifactu, mejorando así la relación entre las partes.

Los elementos gráficos como el QR y las menciones de verificación aportan una dimensión práctica y accesible a la seguridad de los registros en Verifactu, fortaleciendo la confianza en el sistema de facturación. Estos componentes hacen que el sistema sea más transparente y fácil de utilizar, tanto para las empresas como para los receptores de las facturas.

Uno de los componentes críticos de Verifactu es la conectividad segura entre los sistemas de facturación y la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Este intercambio de información requiere altos estándares de seguridad para proteger los datos y asegurar la autenticidad de los registros transmitidos. En este apartado, exploramos los requisitos técnicos de comunicación y los métodos de autenticación definidos por Verifactu para cumplir con estos estándares.

6.1 Conectividad y Autenticación: Protocolos Requeridos

Para transmitir registros de facturación a la AEAT, Verifactu especifica una serie de protocolos de conexión y autenticación que garantizan la integridad y privacidad de los datos enviados:

Protocolos de Comunicación Segura: La transmisión de datos debe realizarse mediante protocolos seguros, como HTTPS, que protegen la información durante el tránsito, evitando que terceros no autorizados puedan acceder o manipular los datos.
Certificados Electrónicos: La autenticación entre el sistema de facturación y la AEAT requiere el uso de certificados electrónicos cualificados. Estos certificados permiten verificar la identidad de la entidad emisora, asegurando que los datos transmitidos provienen de una fuente legítima y autorizada.
Gestión de Certificados: Los sistemas deben estar preparados para gestionar y actualizar estos certificados electrónicos según los estándares de la AEAT, incluyendo el uso de métodos seguros para comprobar la vigencia y autenticidad de los certificados empleados en cada transmisión.

6.2 Estructura XML y Codificación para el Intercambio de Datos

Los registros de facturación deben transmitirse en un formato XML específico y codificados en UTF-8, cumpliendo así con los requisitos de compatibilidad y accesibilidad establecidos en Verifactu. El uso de XML permite estandarizar la información y facilita su procesamiento tanto por la AEAT como por los sistemas de las empresas.

Estructura y Contenido de los Registros: Cada registro debe incluir campos como el NIF del emisor, el número de la factura, la fecha de expedición y el importe total. Esta estandarización asegura que la AEAT reciba los datos de forma uniforme, facilitando su validación y auditoría.
Codificación UTF-8: La codificación UTF-8 es obligatoria para garantizar la legibilidad de los datos transmitidos y la correcta representación de caracteres especiales o regionales, lo cual es crucial para el manejo de facturas en diversos idiomas o contextos.

6.3 Control de Flujo y Validación de Envíos

Para evitar saturaciones en el sistema y mantener un flujo constante de datos, Verifactu define ciertos parámetros en la transmisión de registros, como la frecuencia de envíos y el número máximo de registros que pueden transmitirse en cada lote:

Tiempo de Espera entre Envíos: El sistema de facturación debe respetar un tiempo mínimo de espera entre cada transmisión, generalmente de 60 segundos, aunque este valor puede ser ajustado según las indicaciones de la AEAT.
Límite de Registros por Envío: Cada envío puede incluir hasta un máximo de 1,000 registros de facturación. Si se superan, se debe dividir el envío en varios lotes para cumplir con este límite.
Validación de Calidad en los Envíos: La AEAT verifica la estructura y contenido de cada registro recibido. Si un lote contiene errores, el sistema devuelve un código de error específico, permitiendo a la empresa corregir y reenviar solo los registros afectados, sin interrumpir el flujo de datos.

6.4 Gestión de Incidencias y Retransmisión de Datos

En caso de que el sistema de facturación experimente incidencias técnicas que impidan la transmisión inmediata de los registros, Verifactu especifica ciertos procedimientos para asegurar la retransmisión ordenada de los datos:

Retransmisión Programada: El sistema debe reintentar el envío de los registros pendientes al menos una vez por hora hasta que se complete la transmisión. Esto asegura que los datos no se pierdan y que el flujo de información hacia la AEAT continúe a pesar de posibles interrupciones.
Registro de Incidencias: Si alguna incidencia impide la transmisión de registros, el sistema debe generar un aviso visible indicando cuántos registros están pendientes. Este aviso facilita el seguimiento de los registros no enviados y asegura que todos se transmitan en el orden cronológico de su generación.
Justificación de Incidencias: En el caso de registros agrupados que no puedan ser transmitidos de inmediato, la empresa puede ser requerida a justificar el motivo de la incidencia, especialmente si hay retrasos significativos en la transmisión de datos.

El sistema de conectividad y seguridad de datos en Verifactu está diseñado para crear una conexión fiable y segura entre los sistemas de facturación y la AEAT. Este enfoque permite a las empresas cumplir con sus obligaciones de manera efectiva, minimizando el riesgo de pérdida de datos o acceso no autorizado durante la transmisión. Así, los protocolos de comunicación en Verifactu contribuyen a una mayor transparencia y confianza en el sistema de facturación digital.

7. Conservación y Exportación de Registros: Garantías de Accesibilidad y Legibilidad

En Verifactu, la conservación de los registros de facturación es crucial para cumplir con los requisitos de accesibilidad y legibilidad a largo plazo. Esto implica que los registros deben mantenerse de forma segura y ser fácilmente accesibles tanto para la empresa como para la Agencia Tributaria, cuando sea necesario. A continuación, exploramos las normas técnicas y operativas que deben seguir los sistemas de facturación para gestionar de manera adecuada los registros de facturación en el tiempo.

7.1 Conservación de los Registros en el Sistema

Cada sistema de facturación debe conservar todos los registros generados de manera que se garantice su integridad y acceso a lo largo del tiempo. Para ello, Verifactu establece ciertas condiciones:

Almacenamiento Seguro: Los registros deben permanecer en el sistema de facturación original, sin que se permita su alteración, para asegurar que se mantengan inalterables desde su creación.
Accesibilidad Rápida: Los registros deben poder ser recuperados y consultados de manera rápida y sencilla, sin importar cuánto tiempo haya pasado desde su generación. Esto facilita su consulta tanto para la empresa como para la Agencia Tributaria en caso de auditorías.
Compatibilidad con Exportación: El sistema debe permitir la exportación de los registros conservados en un formato legible y compatible, permitiendo que estos puedan ser revisados en otros sistemas o archivados en soportes externos.

7.2 Exportación de Registros a Soportes Externos

Para los casos en que se deba realizar una copia de los registros en un soporte externo, Verifactu permite que los registros se exporten y archiven fuera del sistema de facturación, siempre que cumplan con ciertos requisitos:

Formato XML y Codificación UTF-8: La exportación de registros debe realizarse en formato XML, garantizando que los datos sean legibles y accesibles en un estándar ampliamente aceptado.
Seguridad en la Exportación: El proceso de exportación debe asegurar la integridad de los registros y su protección frente a manipulaciones. Los registros exportados deben mantener la estructura original y, en caso de tratarse de un conjunto de registros consecutivos, la exportación debe respetar la secuencia cronológica.
Notificación de Eliminación: Solo en casos donde los registros se hayan exportado de forma segura y completa, se permite su eliminación del sistema original, pero esta acción debe ser notificada en el sistema para evitar confusión sobre el estado de los registros.

7.3 Legibilidad y Consulta a Largo Plazo

Para asegurar que los registros de facturación se mantengan legibles con el tiempo, Verifactu establece que el formato y estructura deben cumplir con especificaciones de accesibilidad. Esto garantiza que, independientemente de los cambios tecnológicos, los registros puedan ser consultados en el futuro:

Estructura Uniforme: Los registros conservados y exportados deben mantener una estructura estándar que permita su interpretación sin necesidad de modificaciones adicionales.
Legibilidad por la Administración: La Agencia Tributaria debe poder acceder y consultar los registros en el formato exportado, sin necesidad de software específico o formatos propietarios, facilitando así la interoperabilidad.
Periodo de Conservación: Los registros deben ser mantenidos por el periodo de conservación legal, el cual se estipula en el Reglamento de Facturación, permitiendo a la empresa cumplir con sus obligaciones fiscales en el tiempo.

Con estas medidas, Verifactu asegura que los registros de facturación estén siempre disponibles y legibles, promoviendo una mayor transparencia y responsabilidad en los sistemas de facturación electrónica. La conservación adecuada no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también aporta confianza a las empresas y a la Agencia Tributaria en el manejo de los datos a largo plazo.

8. Declaración Responsable y Control de Eventos: Seguimiento y Autocontrol del Sistema

Dentro del marco de Verifactu, la declaración responsable y el control de eventos cumplen una función esencial en el autocontrol y la transparencia del sistema de facturación. Estos elementos permiten a las empresas y a la Agencia Tributaria llevar un seguimiento efectivo de la actividad de los sistemas de facturación, garantizando así que estos cumplen con los requisitos técnicos y funcionales del reglamento. En este apartado, profundizamos en los elementos técnicos y operativos de la declaración responsable y el registro de eventos.

8.1 Declaración Responsable del Sistema de Facturación

La declaración responsable es un documento que debe acompañar a cada sistema de facturación implementado bajo Verifactu. Esta declaración actúa como una certificación formal de que el sistema cumple con todos los requisitos establecidos en el reglamento y, por lo tanto, es apto para operar de acuerdo con las normas de seguridad, trazabilidad e integridad de datos.

Contenido de la Declaración Responsable: La declaración responsable debe incluir detalles específicos del sistema, como:
- Nombre y versión del software.
- Código de identificación del sistema, que permita diferenciarlo de otros sistemas desarrollados por la misma empresa o entidad.
- Descripción de los componentes de hardware y software que conforman el sistema, explicando su funcionalidad y cómo se ajustan a los requisitos de Verifactu.
- Información del fabricante, como nombre y NIF, y una declaración de cumplimiento que garantice que el sistema sigue las especificaciones establecidas por la Agencia Tributaria.
Accesibilidad y Disponibilidad: Esta declaración debe estar disponible de manera legible y accesible dentro del propio sistema y también debe ser entregada al cliente en el momento de la adquisición del software. Esto facilita que cualquier entidad o auditoría pueda verificar de manera rápida el cumplimiento del sistema con la normativa.

8.2 Control y Registro de Eventos: Seguimiento de la Actividad del Sistema

El registro de eventos es un elemento crítico para el seguimiento y monitoreo de la actividad en el sistema de facturación. Este registro permite a la empresa y a la Agencia Tributaria detectar y analizar posibles anomalías o errores en el funcionamiento del sistema. Verifactu establece ciertos eventos específicos que deben registrarse automáticamente para asegurar la transparencia del sistema:

Eventos Clave a Registrar: Algunos de los eventos que deben quedar registrados en el sistema incluyen:
Inicio y Cierre de Sesiones: El sistema debe registrar cuando inicia o finaliza su funcionamiento, especialmente si opera en modo “NO VERI*FACTU”.
Anomalías en la Integridad y Trazabilidad: Cualquier circunstancia que comprometa la inalterabilidad de los registros debe ser registrada, incluyendo alarmas de integridad y problemas en la cadena de registros.
Procesos de Exportación y Restauración: Si el sistema exporta registros a otro soporte o restaura copias de seguridad, debe generarse un evento específico que deje constancia de esta acción.
Alarmas y Detección de Errores: Cuando el sistema detecta un error o anomalía, debe activar una alarma que informe al usuario sobre el problema. Esta alarma debe permanecer activa hasta que se resuelva la incidencia, y se debe registrar un evento que describa la naturaleza del error y las acciones tomadas para corregirlo.

8.3 Resumen de Eventos y Control de Actividad Regular

Para facilitar el seguimiento y la auditoría, Verifactu especifica que los sistemas deben generar resúmenes de eventos periódicos que ofrezcan una visión general de la actividad en el sistema:

Resumen de Actividades: Cada seis horas de funcionamiento, el sistema debe generar un registro resumen que incluya todos los eventos ocurridos en ese período. Si no se ha producido ningún evento relevante, el sistema debe crear un registro vacío que confirme la estabilidad de su funcionamiento.
Registro de Cierre: Antes de apagar o cerrar el sistema, debe generarse un registro final que deje constancia de que el sistema cerró de manera adecuada. Este registro final asegura que no haya eventos pendientes de documentar y cierra formalmente la actividad en el sistema hasta su próximo arranque.

8.4 Beneficios del Control de Eventos y la Declaración Responsable

La combinación de la declaración responsable y el control de eventos en Verifactu ofrece varios beneficios que contribuyen a la seguridad y transparencia del sistema:

Prevención de Errores: Al registrar cada acción y anomalía, el sistema permite una supervisión continua que ayuda a identificar y corregir problemas antes de que afecten a la integridad de los registros.
Facilitación de Auditorías: La declaración responsable y los registros de eventos permiten que cualquier auditoría fiscal sea más eficiente, ya que toda la actividad queda documentada y disponible para revisión.
Transparencia y Responsabilidad: Estos mecanismos refuerzan la confianza de la Agencia Tributaria y de las empresas en el sistema de facturación, al crear un entorno donde cada acción está registrada y cada componente certificado.

En conjunto, la declaración responsable y el registro de eventos aseguran que el sistema de facturación funcione conforme a las normativas de Verifactu, manteniendo altos niveles de transparencia y control de calidad. Estos elementos no solo mejoran la eficiencia en la gestión de los registros de facturación, sino que también garantizan la confianza y la seguridad en el proceso de auditoría fiscal.

9. Compatibilidad y Flexibilidad de Verifactu en Distintos Entornos

Uno de los aspectos destacados del reglamento Verifactu es su capacidad de adaptación a distintos entornos de uso, incluyendo escenarios donde un mismo sistema de facturación debe soportar múltiples usuarios o gestionar facturación para diferentes empresas u obligados tributarios. Esta flexibilidad es esencial para empresas que operan en entornos complejos o que requieren la capacidad de separar y gestionar de manera independiente las facturas de diversos clientes o entidades. A continuación, se detallan los requisitos clave de compatibilidad y las opciones de configuración para entornos multiusuario o integrados.

9.1 Compatibilidad en Entornos Multiusuario

Cuando un sistema de facturación debe dar soporte a múltiples usuarios o manejar la facturación de distintas empresas, Verifactu especifica ciertos requisitos que garantizan la separación y seguridad de los registros de cada obligado tributario:

Segregación de Registros: Cada usuario o empresa gestionada en el sistema debe tener una cadena de registros de facturación independiente. Esto significa que los datos de un obligado tributario no deben mezclarse con los de otro, manteniendo la trazabilidad y transparencia para cada entidad.
Identificación Visual Clara: El sistema debe mostrar en todo momento información identificativa del usuario o empresa con la que se está operando, evitando confusiones y errores al gestionar facturas. Esta característica es especialmente útil en entornos donde varios operadores gestionan la facturación de múltiples clientes o entidades.
Funcionalidad de VERI*FACTU Independiente: Si un sistema de facturación opera en modo VERI*FACTU para varios obligados tributarios, debe ser capaz de hacerlo de manera separada para cada uno. Esto asegura que cada usuario tenga el control sobre sus registros y pueda renunciar a este modo de verificación de manera individual si así lo requiere.

9.2 Integración con Otros Sistemas de Gestión

Para muchas empresas, el sistema de facturación forma parte de una infraestructura tecnológica más amplia, en la que se integran otros sistemas de gestión como ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relationship Management). Verifactu permite esta integración, siempre que se cumplan ciertas condiciones:

Compatibilidad en la Interfaz de Datos: El sistema de facturación debe poder exportar y compartir registros en formatos estándar como XML, lo que facilita la integración con otros sistemas. Esta compatibilidad permite que los datos de facturación puedan ser consultados y procesados por otras plataformas sin comprometer su estructura y legibilidad.
Sincronización de Seguridad: Los sistemas integrados deben asegurar que los datos importados o exportados desde el sistema de facturación cumplen con los mismos estándares de seguridad y autenticación. Esto es fundamental para mantener la integridad y trazabilidad de los registros cuando se transfieren entre sistemas.
Mantenimiento de la Trazabilidad: En caso de integrarse con otros sistemas, el sistema de facturación debe garantizar que cualquier modificación o eliminación de registros sea documentada y respetar el encadenamiento de registros. De este modo, la trazabilidad no se interrumpe y sigue siendo verificable en cualquier sistema de auditoría.

9.3 Escalabilidad para Crecimiento Empresarial

Otra ventaja de la flexibilidad de Verifactu es su escalabilidad, que permite a las empresas adaptar el sistema de facturación a medida que crecen o aumentan la complejidad de sus operaciones:

Adaptación a Nuevos Usuarios o Entidades: Si una empresa necesita agregar nuevos usuarios o gestionar la facturación de más entidades, el sistema de facturación debe poder hacerlo sin comprometer la integridad de los registros existentes. Esto facilita que el sistema crezca en función de las necesidades operativas de la empresa.
Facilidad de Configuración y Control: Verifactu establece que el sistema de facturación debe permitir configurar los parámetros para cada usuario o empresa de manera independiente, manteniendo un control claro y preciso sobre los registros de cada uno. Esta capacidad de configuración es útil para empresas que operan en diferentes sectores o países y deben cumplir con requisitos fiscales específicos.

La compatibilidad y flexibilidad de Verifactu en distintos entornos permite que las empresas gestionen sus sistemas de facturación de manera más eficiente y ajustada a sus necesidades. Esta adaptabilidad no solo mejora la funcionalidad y el control en entornos complejos, sino que también asegura el cumplimiento normativo en cada situación, independientemente del tamaño o la estructura de la empresa.

10. Conclusión: Prepararse para el Futuro con Verifactu

La implementación de Verifactu marca un cambio fundamental en el ámbito de la facturación electrónica en España, consolidando una estructura técnica avanzada que garantiza la integridad, trazabilidad y accesibilidad de los registros de facturación. Este nuevo marco normativo no solo exige un cumplimiento estricto en términos de tecnología y seguridad, sino que también abre una oportunidad para que las empresas evolucionen hacia una gestión contable y fiscal más digitalizada y transparente. Para los desarrolladores y proveedores de software, Verifactu representa un desafío técnico, pues implica adaptar sistemas de facturación a especificaciones rigurosas en un plazo relativamente corto, pero a su vez es una ocasión para innovar y optimizar sus soluciones de gestión empresarial.

La transición a Verifactu no solo beneficia a la administración tributaria, que podrá auditar y verificar registros con mayor rapidez y fiabilidad, sino que también aporta ventajas claras para las empresas. La estandarización de los procesos de facturación y el control de eventos ayudan a que las organizaciones tengan un sistema de registros ordenado y accesible, lo cual es crucial en el contexto de auditorías y en la relación fiscal con la administración. Asimismo, el uso de elementos como el código QR, la firma electrónica y la huella hash en cada registro, contribuye a un entorno de facturación seguro y fiable, reduciendo el riesgo de fraudes y errores en la gestión documental.

El despliegue de Verifactu también prepara a las empresas para futuras innovaciones tecnológicas en el campo de la facturación digital. La normativa actual establece una base sólida sobre la cual se pueden incorporar nuevos avances, como la integración con tecnologías de inteligencia artificial o blockchain, que permitirán mejorar aún más el control y análisis de los datos fiscales. La infraestructura de Verifactu, con su estructura de datos en XML y su compatibilidad para exportaciones, facilita además la interoperabilidad con otros sistemas y plataformas, un aspecto crucial para empresas que operan en mercados globales o que trabajan con entornos multiusuario complejos.

En resumen, la implementación de Verifactu es un paso decisivo hacia la modernización de los sistemas de facturación en España, y tanto el sector tecnológico como el empresarial deben verlo como una inversión a largo plazo. Al adoptar y cumplir con las especificaciones técnicas y operativas de Verifactu, las empresas no solo cumplen con sus obligaciones fiscales, sino que también se posicionan de cara al futuro, en un entorno digital más seguro, transparente y eficiente. La preparación y adaptación a esta nueva normativa consolidará a las empresas en un mercado cada vez más exigente, proporcionando una ventaja competitiva en términos de tecnología, cumplimiento y gestión empresarial.